Quy trình làm việc với khách hàng

Thứ năm - 27/03/2014 06:01
Quy trình làm việc với khách hàng

Quy trình làm việc với khách hàng

Chúng tôi hiểu rằng, lựa chọn một phần mềm và công ty cung cấp dịch vụ để đáp ứng được các nhu cầu hiện tại cũng như có thể mở rộng trong tương lai cho doanh nghiệp là một nhiệm vụ không đơn giản. Ngoài ra, một vấn đề quan trọng khác cũng cần tính tới, đó là khả năng tư vấn của đơn vị cung cấp phần mềm
QUY  TRÌNH LÀM VIỆC VỚI KHÁCH HÀNG
Chúng tôi hiểu rằng, lựa chọn một phần mềm và công ty cung cấp dịch vụ để đáp ứng được các nhu cầu hiện tại cũng như có thể mở rộng trong tương lai cho doanh nghiệp là một nhiệm vụ không đơn giản. Ngoài ra, một vấn đề quan trọng khác cũng cần tính tới, đó là khả năng tư vấn của đơn vị cung cấp phần mềm.
Trong nội dung quy trình làm việc với khách hàng, chúng tôi đưa ra các vấn đề và lộ trình làm việc giữa Biztech với khách hàng để sao cho có thể xây dựng phương án và lộ trình triển khai phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Quy trình làm việc được chia thành các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Tiền dự án
Giai đoạn 2: Triển khai dự án
Giai đoạn 3: Hỗ trợ, bảo hành sau triển khai
Nội dung chi tiết quy trình làm việc được trình bày dưới đây:

Giai đoạn tiền dự án:
Trong giai đoạn triển khai tiền dự án bao gồm các nội dung công việc sau:
  1. Trao đổi thông tin ban đầu :
Việc trao đổi thông tin ban đầu nhằm nắm bắt yêu cầu quản lý ban đầu của khách hàng về phần mềm( yêu cầu phần mềm kế toán, yêu cầu phần mềm quản lý vật tư, yêu cầu về phần mềm quản lý nhân sự tính lương, yêu cầu về phần mềm ERP….) với các nội dung chi tiết sau:
  • Nắm bắt yêu cầu tổng quan ban đầu
  • Xác định nội dung cho buổi làm việc tiếp theo ( tại văn phòng khách hàng).
  • Lập lịch biểu thời gian cho buổi họp.
Tùy thuộc vào mức độ yêu cầu về triển khai giải pháp việc khải sát, thống nhất và thuyết trình đề xuất có thể được tiến hành trong cùng thời gian hoặc tiến hành các bước.
  1. Khảo sát sơ bộ yêu cầu
Tùy thuộc vào mức độ khác nhau của dự án, việc khải sát sơ bộ yêu cầu nhằm làm rõ các yêu cầu quản lý của khách hàng đối với hệ thống phần mềm, nội dung bao gồm:
  • Gặp gỡ khách hàng trực tiếp ( Tại văn phòng khách hàng)
  • Làm việc với lãnh đạo doanh nghiệp và các bộ phận có yêu cầu quản lý về hệ thống.
  • Ghi nhận, tập hợp yêu cầu quản lý cho hệ thống phần mềm.
  1. Thống nhất sơ bộ yêu cầu
Trên cơ sở các yêu cầu quản lý sơ bộ cho hệ thống phần mềm, Biztech đưa ra bản mô tả các yêu cầu về quản lý trong phần mềm tổng quan trên cơ sở này làm để xác định mức độ đáp ứng của phần mềm, giới hạn khối lượng công việc triển khai trong hệ thống, các mức độ mở rộng của giải pháp sau này, nội dung bao gồm:
  • Lập bản tổng kết yêu cầu sơ bộ.
  • Mô tả yêu cầu sơ bộ
  • Giới hạn nội dung triển khai dự án
  • Giới hạn mức độ mở rộng của dự án
  • Thống nhất yêu cầu quản lý
  1. Thuyết trình đề xuất triển khai hệ thống phần mềm
Trên cơ sở bản thống nhất về yêu cầu sơ bộ về phần mềm, Biztech tiến hành lập đề xuất triển khai , thuyết trình giải pháp để khách hàng lựa chọn và quyết định thực hiện dự án, nội dung bao gồm:
  • Xây dựng đề xuất triển khai.
  • Thuyết trình tính năng giải pháp.
  • Lập phương án triển khai, đưa ra mô hình triển khai cho dự án
  • Lập kế hoạch tài chính triển khai dự án
  1. Ký hợp đồng triển khai phần mềm
Sau khi hai bên giới hạn được các yêu cầu triển khai phần mềm và thống nhất được kế hoạch tài chính đưa ra, việc đàm phán các nội dung triển khai hợp đồng là cần thiết, nội dung chi tiết bao gồm:
  • Lập hợp đồng kinh tế triển khai hệ thống phần mềm.
  • Thống nhất các điều khoản hợp đồng.
  • Tiến hành ký hợp đồng kinh tế
Giai đoạn triển khai dự án:
Giai đoạn triển khai dự án bao gồm các công việc sau:
  1. Khảo sát chi tiết yêu cầu
Trên cơ sở các biên bản thống nhất yêu cầu sơ bộ, hai bên tiến hành khảo sát chi tiết về các nội dung yêu cầu từ các bộ phận trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch triển khai cho dự án, nội dung bao gồm:
  • Khảo sát chi tiết hiện trạng của khách hàng: Phần mềm, phần cứng đang sử dụng đường truyển internet, nhân sự tham gia sử dụng phần mềm trong tương lai, các bộ phận tham gia, các chi nhánh, công ty con ( nếu có).
  • Khảo sát các quy trình ứng dụng hiện tại: Quy trình mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, tính giá thành, nhân sự, tiền lương ….;
  • Khảo sát các yêu cầu quản lý riêng của từng bộ phận, phòng ban;
  1. Thống nhất yêu cầu chi tiết và lập kế hoạch triển khai
Trên cơ sở nội dung khảo sát chi tiết về hiện trạng và các quy trình sử dụng, Biztech đưa ra bản nội dung thống nhất yêu cầu chi tiết và lập kế hoạch triển khai cho dự án, nộ dung chi tiết bao gồm:
  • Lập biên bản khảo sát chi tiết: Chi tiết từng bộ phận phòng ban, chi tiết các quy trình ứng dụng thực trạng phần mềm, phần cứng, hệ thống mạng Internet….
  • Thống nhất các yêu cầu quản lý của các phòng ban trong đơn vị.
  • Thống nhất các quy trình tương lai ứng dụng cho hệ thống phần mềm mới;
  • Tư vấn hệ thống phần cứng và đường truyền internet phù hợp cho triển khai dự án mới;
  • Xây dựng và thống nhất kế hoạch triển khai cho dự án: Thống nhất nội dung triển khai, lịch biểu triển khai, bổ nhiệm vị trí quản lý dự án các bên, các phương án triển khai, xây dựng đường dây nóng hỗ trợ triển khai dự án.
  1. Tùy chỉnh hệ thống phần mềm phù hợp
Từ biên bản thống nhất khảo sát, bên phía Biztech tiến hành xây dựng bổ sung thêm các chức năng của phần mềm sao cho phù hợp với yêu của phần mềm sao cho phù hợp với các yêu cầu quản lý trong khuôn khổ dự án( trong khuôn khổ yêu cầu và thời gian biểu triển khai cho dự án), việc tùy chỉnh hệ thống thường gồm các nội dung sau:
  • Tùy chỉnh mẫu in riêng
  • Tùy chỉnh các báo cáo riêng theo yêu cầu quản lý;
  • Thiết lập màn hình nhập liệu riêng( Các bàn làm việc, bộ xử lý làm việc bổ sung…)
  • Bổ sung các quy trình khác ngoài nội dung  sẵn có của phần mềm;
  • Cải tiến các quy trình hiện có trong phần mềm phù hợp với các yêu cầu quản lý đặc thù.
  1. Xây dựng tài liệu đào tạo cho dự án
Song song với việc tùy chỉnh cấu hình chương trình, bộ phận triển khai dự án Biztech tiến hành xây dựng các tài liệu đào tạo cho dự án, các tài liệu bao gồm:
  • Bản tài liệu hướng dẫn chung cho hệ thống phần mềm;
  • Tài liệu hướng dẫn sử dụng theo quy trình tương lai;
  • Tài liệu quản trị hệ thống;
  • Tài liệu bổ sung các quy trình mới
  1. Cài đặt thiết lập tham số hệ thống
Cài đặt và thiết lập hệ thống bao gồm các nội dung sau:
Cài đặt các phần mềm bảo vệ dữ liệu và phần mềm tiện ích
  • Cài đặt các phần mềm chống virut và kiểm tra virut trong hệ thống;
  • Cài đặt các công cụ hỗ trợ từ xa;
Cài đặt hệ thống phần mềm Bizsolution cho hệ thống:
  • Cài đặt phần mềm lên máy chủ;
  • Cài đặt phần mềm cho các máy trạm;
  • Hướng dẫn người quản trị hệ thống phân quyền truy cập cho mỗi người sử dụng;
  • Thiết lập các tham số ban đầu cho hệ thống: Khi khai báo năm tài chính, khai báo các thông tin doanh nghiệp, khai báo các hình thức tính giá vốn….
  1. Hỗ trợ nhập số dư đầu vào hệ thống
Khi chuyển đổi hệ thống phần mềm việc chuyển đổi các số liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới là hết sức cần thiết và quan trọng. Nội dung công việc chuyển đổi và nhập các số dư đầu vào bao gồm:
  • Xây dựng bộ công cụ chuyển đổi số liệu
  • Kết lập hệ thống cây danh mục vào hệ thống mới: Danh mục hàng hóa, danh mục đối tác, danh mục kho, danh mục tài sản…..
  • Cập nhật số dư ban đầu bao gồm: Số dư tiền mặt, tiền gửi, công nợ, tài sản….
  • Cập nhật chứng từ phát sinh cũ sang nếu có
  1. Tổ chức đào tạo sử dụng
Đội ngũ tư vấn triển khai của Biztech sẽ hướng dẫn người sử dụng vận hành phần mềm. Nội dung công việc đào tạo được thực hiện như sau:
  • Cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng
  • Giới thiệu tổng quan về chức năng phần mềm
  • Lập các biên bản về thời gian đào tạo chi tiết;
  • Hướng dẫn người sử dụng khai báo các tham số hệ thống và thiết lập các danh mục;
  • Hướng dẫn người sử dụng cập nhật dữ liệu phát sinh hàng ngày của các phân hệ, làm các thao tác truy vấn và in các báo cáo ( hàng ngày, hàng tháng, hàng năm và theo yêu cầu quản lý);
  • Hướng dẫn người quản trị sao lưu và phục hồi số liệu;
  • Kiểm tra tình trạng của người được đào tạo;
  • Tiếp tục các hỗ trợ cần thiết sau đào tạo
  1. Chạy thử nghiệm/ tinh chỉnh
Việc chạy thử nghiệm hệ thống nhằm mục đích kiểm tra các quy trình đã thống nhất và phát hiện các lỗi trong hệ thống( nếu có). Trong quá trình chạy thử, Biztech tiếp tục tiến hành tinh chỉnh cho hệ thống như các tiện ích bổ sung cho hệ thống nếu có ( Các bàn làm việc, màn hình nhập liệu) và tinh chỉnh các lỗi phát sinh ( nếu có)
  1. Nghiệm thu
Nghiệm thu là bước quan trọng đánh dấu kết thúc toàn bộ quá trình chuyển giao sản phẩm theo hợp đồng mà đã được cả hai bên ký, nội dung bao gồm:
  • Hai bên ký biên bản ‘ Nghiệm thu phần mềm”
  • Chuyển sang giai đoạn hỗ trợ phần mềm.
  1. Nôi dung bảo hành
Nội dung bảo hành bao gồm 2 phần sau:
  • Biztech cam kết bảo hành 12 tháng toàn bộ sản phẩm phần mềm theo hợp đồng.
  • Trong thời gian bảo hành, bên B sẽ bảo hành các lỗi của chương trình nếu có phát sinh lỗi trong quá trình sử dụng phần mềm.
  • Hướng dẫn cài lại phần mềm trong trường hợp khách hàng cài lại máy hoặc lỗi Hệ điều hành.
  •  
  1. Hình thức bảo hành phần mềm:
  • Khi nhận được thông báo của bên A, BIZTECH sẽ phải tiến hành khắc phục các lỗi của chương trình theo một trong các phương thức sau đây:
  • Hướng dẫn người sử dụng sửa lỗi chương trình thông qua điện thoại, Fax hoặc Email trong vòng 02 (hai) giờ, kể từ khi nhận được thông báo của bên A.
  • Bảo hành từ xa thông qua chương trình Teamviewer ( với nhưng khách hàng sử dụng Win XP/ Win Server, có đường truyền ADSL và có cài chương trình Teamviewer – chương trình Teamviewer do nhân viên BIZTECH chịu trách nhiệm cài đặt)
  • Trực tiếp sửa chữa lỗi của chương trình tại địa điểm cài đặt của bên A trong vòng 02 (hai) ngày kể từ khi nhận được yêu cầu (trong trường hợp không khắc phục được lỗi thông qua Internet)
  1. Quy định về ngày làm việc:
Giờ hành chính:
Thứ 2 -> thứ 6 : Từ 8h30’ đến 17h00’
Thứ 7 : Từ 8h30’ đến 11h00’
 
Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Những tin cũ hơn

 
Dịch vụ

Name: Nguyệt Hường
Tư vấn khách hàng

Name: Tư vấn trực tiếp
Kỹ thuật

TIN XEM NHIỀU

LƯỢT TRUY CẬP

Đang truy cậpĐang truy cập : 19


Hôm nayHôm nay : 114

Tháng hiện tạiTháng hiện tại : 3689

Tổng lượt truy cậpTổng lượt truy cập : 235619

BẢN ĐỒ


Xem Biztech ở bản đồ lớn hơn